Por Raúl J. Pérez Rodríguez -Especial Total News Agency-TNA-
Kanban resalta el papel del cliente (decisor) quien, sin su participación activa, sin la consideración de sus requerimientos y prioridades no se produciría influencia alguna en el proceso de toma de decisiones e incluso ni siquiera existiría inteligencia, porque el cliente – decisor es quien impulsa el ciclo en la fase de planificación y dirección, siendo además el beneficiario directo de la inteligencia producida.
Agile es una filosofía originaria del mundo del desarrollo de softwares que nació hace casi veinte años de la mano de los principales CEO`s de precitada industria, quienes reunidos ventilaron sus mejores prácticas y produjeron un manifiesto basado en una metodología de modelos de mejora continua (Deming) en los cuales se planifica, se crea, se comprueba y se mejora, y así sucesivamente; interviniendo de manera transversal en cualquier etapa que lo amerite, obviando su posición en el proceso y dando prioridad a la solución de la anomalía mientras se sigue desarrollando el proyecto.
A través de esta metodología se busca adaptar la manera de hacer el trabajo con las condiciones del proyecto, generando flexibilidad e inmediatez en la comunicación con el cliente para la adaptación del desarrollo de este a las circunstancias propias del entorno. Agile se refiere a métodos de trabajo caracterizados por la evolución en el tiempo de los requisitos y las soluciones de acuerdo a los requerimientos de cada proyecto, sin quedarse varados en las necesidades de la planificación inicial, de manera que los trabajadores se organizan de manera eficiente, multidisciplinar y flexible para planificar y desarrollar el trabajo, dentro del marco de un proceso de toma de decisiones compartido que incide en la reducción de costes y en el incremento de la productividad.
Dentro de la filosofía Agile destaca un método denominado Kanban, orientado a gestionar todo tipo de servicios profesionales bajo la premisa de un pensamiento holístico sobre los servicios, enfocado a mejorarlos desde las perspectiva de los clientes, aplicándose a un proceso o forma de trabajo existente para optimizarlo, más no para sustituirlo. Los tableros Kanban constituyen el medio para visualizar el sistema, moviendo el trabajo de izquierda (entrada de nuevos elementos de trabajo) a derecha (salida de valor agregado para entregar a los clientes), contando con al menos un punto de compromiso y entrega claramente definido, así como una representación de la cantidad de trabajo permitido y la aplicación del “sistema de tracción” basado en que el trabajo finalizado es más valioso que iniciar un nuevo trabajo.
Los elementos de trabajo pueden ser de diferentes tipos y tamaños plasmados como anotaciones individuales (en papel) denominados tickets o tarjetas. El flujo de trabajo son la serie de actividades por las que pasan los elementos de trabajo, rigiéndose por el principio de “comienza con lo que haces ahora” sobre la base del flujo real de trabajo y no una visión futura deseada. Este flujo de trabajo es modelado en el tablero por medio de tarjetas de diferentes colores que representan diferentes tipos de cursos, acciones y/o grupos de clientes.
El Kanban mide principalmente: 1) el tiempo de entrega, lo que tarda un elemento de trabajo en pasar a través del sistema, 2) la tasa de entrega, el número de elementos de trabajo terminados por unidad de tiempo, y 3) el trabajo en curso, la cantidad total de elementos de trabajo que hay en un sistema en un momento dado; se representan gráficamente para facilitar la comprensión y entendimiento del comportamiento del sistema y/o identificar las oportunidades de mejora. A medida que aumenta la madurez del sistema y del trabajo, se van desarrollando las cadencias, reuniones recurrentes que vienen a ser ciclos de feedback con los que se obtiene información y se realizan las acciones para gestionar y mejorar el sistema, adaptándolo a las nuevas condiciones y circunstancias que se presenten. Es un proceso continuo, basado en tareas.
Las posibilidades y opciones de empleo del Kanban son muy extensas y variadas, lo que repercute en que cada sistema y tablero Kanban sean únicos, por lo tanto, aplicables a cualquier proceso de trabajo, entre ellos el relacionado al ciclo de inteligencia como proceso conformado por varias fases o etapas, que se utiliza como referencia teórica para ilustrar la producción de inteligencia.
De acuerdo con la agencia de inteligencia que lo implemente, el ciclo varía en el nombre y número de fases, aunque estas variaciones son de forma y no de fondo porque generalmente este proceso se materializa en la práctica en un sistema, unos procedimientos y unos medios de trabajo que permiten convertir la información en el producto que precisan los destinatarios para fundamentar sus decisiones con la mayor fiabilidad posible.
La primera fase se refiere a la planificación y dirección, donde se determinan y priorizan las necesidades de inteligencia. En segundo lugar, está la fase de obtención de información en la cual se explotan los distintos tipos de fuentes de información disponibles con el fin de acceder a la información necesaria. La tercera etapa corresponde al procesamiento de la información, su análisis técnico, almacenamiento, control y posterior conservación. La cuarta fase se relaciona con la producción de inteligencia, cuando la información se convierte en inteligencia coherente y valiosa luego de pasar por varias subetapas: valoración o evaluación, integración, análisis e interpretación. En quinto lugar, está la fase de difusión a través de la cual el usuario o consumidor recibe el producto de inteligencia como resultado final del ciclo.
Para adaptar el proceso del ciclo de inteligencia a las realidades y exigencias actuales, con abundante y excesiva información de fuentes diseminadas en entornos ambiguos, complejos e inciertos, el método Kanban representa un complemento de gestión ideal a fin de mejorar y optimizar todo el ciclo, por ser un método de trabajo no intrusivo que permite intervenir cada fase que lo requiera por separado, pero sin afectar la continuidad del proceso.
La aplicación de las prácticas generales del Kanban al ciclo de inteligencia como forma y flujo de trabajo existente parten de la creación de un tablero donde se plasmen los requerimientos de inteligencia del cliente (decisor) y en cada etapa, de manera continua y realimentada, reflejar el flujo de trabajo específico en su verdadero estado, complementado con la definición de límites del trabajo en curso (número máximo de elementos de trabajo permitidos a la vez) por analistas, temas, fuentes…, “aplicando el principio de tracción” donde el trabajo finalizado es más valioso que iniciar un nuevo trabajo, es decir, “parar de empezar, empezar a terminar” y si hay nuevos requerimientos del cliente – decisor y no hay posibilidad de introducirlo en el sistema existente, abrir un nuevo sistema de trabajo paralelo que al final compare y coteje la inteligencia producida, consolidando la misma para su uso por el cliente – decisor.
Los sesgos cognitivos y tecnológicos son de especial interés del Kanban, tratándose y revisándose continuamente a través de las cadencias de retroalimentación a nivel equipo, haciendo énfasis en los juicios de valor subjetivos cuando se haga seguimiento al estado y flujo del trabajo. Uno de los principales valores agregados de la implementación del método Kanban en el proceso del ciclo de inteligencia radica en la capacidad de medir el trabajo, desde el tiempo total que demora la elaboración de la inteligencia hasta lo que se demoraría en cada fase, así como la efectividad del trabajo producido o la cantidad de trabajo existente en el sistema en un momento dado; es un mecanismo de control que ayuda a mejorar la eficiencia del ciclo.
El método Kanban complementa el carácter continuo del proceso del ciclo de inteligencia en todas sus iteraciones donde se generan productos de un alto grado de exactitud y complejidad creciente, acordes con las circunstancias del proceso; resaltando el valor de la organización como un todo que hace posible que esto suceda. Por otra parte, Kanban resalta el papel del cliente (decisor) quien, sin su participación activa, sin la consideración de sus requerimientos y prioridades no se produciría influencia alguna en el proceso de toma de decisiones e incluso ni siquiera existiría inteligencia, porque el cliente – decisor es quien impulsa el ciclo en la fase de planificación y dirección, siendo además el beneficiario directo de la inteligencia producida.